We lazen zeven maanden aan offertes en ontdekten dat we het verkeerde bouwden
De roadmap was gebouwd op wat makkelijk te lezen was. Niet op wat het bedrijf echt verkoopt.
Een Nederlandse zonweringinstallateur
Een productcatalogus werd leverancier voor leverancier opgebouwd, in de volgorde waarin de prijslijsten toevallig leesbaar waren. Niemand had gecontroleerd of die volgorde overeenkwam met wat klanten daadwerkelijk kregen aangeboden. Dus controleerden wij het.
Het vraagstuk
In elk catalogusproject zit een onuitgesproken aanname: dat de bouwvolgorde ongeveer overeenkomt met de volgorde waarin dingen ertoe doen. Meestal spreekt niemand die aanname uit, dus test ook niemand haar.
Hier werd de bouwvolgorde bepaald door welke leveranciersbestanden het makkelijkst te parsen waren. Dat is een volkomen redelijke technische vuistregel, en die heeft helemaal niets met omzet te maken.
De vraag "wat verkopen we eigenlijk?" klinkt als een rapport dat iemand kan draaien. Dat was het niet. Het antwoord bestond alleen in enkele honderden offertedocumenten, geschreven in vier verschillende sjablonen, sommige met prijzen inclusief btw en sommige exclusief.
Wat we deden
Elke offerte lezen, geen steekproef
Een steekproef nodigt uit tot discussie over de steekproef. Elk historisch offertedocument werd regel voor regel geparsed, zodat de uitkomst niet kon worden weggezet als selectiebias.
Eerst normaliseren, dan vergelijken
Vier verschillende offertesjablonen plaatsten de prijskolom anders en waren het oneens over btw. Alle regels werden naar één grondslag genormaliseerd voordat er iets werd geteld.
Revisies ontdubbelen
Offertes worden herzien. Revisies als afzonderlijke verkopen tellen zou juist de leveranciers opblazen bij wie het vaakst in stappen wordt geoffreerd.
Controleren tegen een onafhankelijke bron
De rangorde werd een tweede keer gecontroleerd tegen orderbevestigingen van leveranciers in de mailbox, een volledig gescheiden registratie. Beide keren dezelfde rangorde.
De roadmap omdraaien
De bouwvolgorde werd herschreven om de vraag te volgen. De uitkomst legde ook een actueel operationeel gat bloot waar een harde externe deadline aan vastzat.
Hoe het werkt
Vier leveranciers, het grootste deel van het volume
Vier leveranciers waren goed voor ongeveer vijfentachtig procent van alles wat in zeven maanden werd geoffreerd. Van geen van hen stond ook maar één prijs in het systeem.
De omkering
De leverancier met de meeste geconfigureerde producten leverde in zeven maanden één offerteregel op. De leverancier met ongeveer een derde van het volume had drie geconfigureerde producten.
Nul gepubliceerde prijzen
Op het moment van meten waren er helemaal geen gepubliceerde prijslijsten: het cataloguswerk tot dan toe had structuur opgeleverd zonder één bruikbare prijs.
Een groeiend gat
De analyse bracht een reeks recente offertes aan het licht die in geen enkel systeem bestonden, terwijl er een harde einddatum was waarop de oude mailbox zou worden gesloten.
Volledig, geen steekproef
Elk offertedocument werd met succes geparsed: een volledige lezing, dus de totalen zijn de populatie en geen schatting.
Twee onafhankelijke bronnen zijn het eens
Offertedocumenten en orderbevestigingen van leveranciers ontstaan in verschillende processen. Beide leverden dezelfde rangorde van leveranciers op.
Eén btw-grondslag
Totalen met gemengde grondslagen zijn de klassieke manier waarop deze analyse misgaat. Het normaliseren gebeurde vóór het optellen, niet erna.
Vastgelegd
De analyse is een document met de methode erin beschreven, zodat de volgende persoon haar opnieuw kan uitvoeren in plaats van er opnieuw over te discussiëren.
Technologie
Het resultaat
Alle 458 offertedocumenten werden gelezen: 1.112 geprijsde regels, ontdubbeld tot 357 afzonderlijke offertes.
De roadmap draaide om. Het werk verschoof van de leverancier met de meeste geconfigureerde producten naar de vier leveranciers die werkelijk het volume dragen, van wie op het moment van meten geen enkele een prijs in het systeem had.
De eerlijke samenvatting is dat een week meten enkele maanden aan veronderstelde prioriteit ongeldig maakte. Dat is ongemakkelijk, en het is veel goedkoper dan het alternatief: er later achter komen. Dit is de hele methode in één product: meet het ding waarvan iedereen denkt het al te weten.
Omzetcijfers, namen van leveranciers en commerciële verdelingen per leverancier zijn vertrouwelijk en worden hier niet gepubliceerd. De percentages en aantallen hierboven beschrijven de vorm van de uitkomst zonder de onderliggende commerciële gegevens prijs te geven.
Verwant werk
Drie procent ziet er volkomen normaal uit
De prijslijst van een leverancier lag drie procent te hoog. Precies het soort fout dat niemand opmerkt.
408 berichten in een week. Drieëndertig waren echte klanten
Eén gedeelde inbox slokte het hele bedrijf op. Het sorteren ervan was ongemerkt iemands taak geworden.